图片来源: Google

在过去的几周中,新冠状病毒施虐使世界陷入危机,迫使全世界各国政府对其人民实施行动限制,以限制新冠状病毒的持续性传播并防止持续性的死亡病例。马来西亚也在之其中。

2020年3月16日晚上,马来西亚首相丹斯里·慕尤丁(Tan Sri Muhyiddin Yassin)宣布了2020年3月18日至2020年3月31日的全国行动限制令(MCO),使马来西亚人陷入恐慌和疯狂。

百货公司里人们疯狂的吨货,“最快的生存”成为新的流行语,而厕纸竟是最热的商品。人们开始担心,若他们工作的公司是隶属“非必要”的,便将面临倒闭,马来西亚人将会失去他们的收入; 更令人担忧的是,大马公司被迫陷入前所未有的局面,便是他们需要在一天之内准备好为期两周的WFH安排。

今天是行动限制令的第8天,身为一名员工或雇主,您该如何应付? 对于Biztory,它像往常一样照常运作;客户们,无需惊慌,无需恐惧,无需担心。

基于Biztory团队灵活的工作安排,远程工作或WFH的概念对我们来说并不陌生。因为我们常与身在不同地区的同事一起进行工作。为了团队里通常乘搭公共交通的同事的安全及因为IOI Mall Puchong的先前一宗疫案。我们已在全国行动控制令宣布之前,公司已自行开始设定在家办公模式。此外,为了能实行在家高效地办公,我们设定了某些规则。

使用具有云端或远程操作的系统

Biztory是一家云端会计软件公司,因此我们的操作系统自然是使用云端的科技操作系统,所有团队成员都被授予浏览权限,只要员工有可连接互联网的设备,便即可使用。这样的系统也让WFH体验更为流畅的第一步。

随着科技的进步,公司都开始鼓励使用云端系统或更灵活的科技系统以允许远程 操作 ,并且使用自动化代替手动流程。 通过使用科技和自动化,WFH的构想就不会令人生畏,并且员工的自主性和工作效率将被提高。

许多公司基于成本考虑,可能会需要时间考虑从人工或常规业务系统转换具有云端的系统,但我们认为云端技术是前进的方向,并且我们将以便宜,可负担的价格和订阅的方式提供具有云端技术的会计软件。

纳尔逊·曼德拉(Nelson Mandela)说:“在完成之前,一切都看似不可能”,我们已经在此文中谈到了我们可以为您的业务做些什么,相信我们说的,转移到云端上是我们做过最好的举措。

沟通,沟通,沟通……

沟通是将团队紧密联系在一起的粘合剂,尤其是当大家无法面对面的时候。首先,Biztory将为所有的Biztory团队成员提供有关预期工作时间,主要沟通渠道以及公司将用于协调远程工作的团队协作工具等信息。

每个工作日,我们都将通过Zoom或Google Hangouts举行视频电话会议,团队成员将分享和报告他们的工作进度和面临的问题,一起集思广益解决方案并制定行动计划。

图片来源:Zoom

电话会议的时间可能在10分钟到一个小时之间,之后就是工作时间。

团队成员将使用我们首选的工作协作工具,Facebook的Workplace以保持沟通流畅。

…但不是穿着睡衣裤哦

注意到,我们都没有穿着睡衣吗? 那是因为无论我们的工作安排有多灵活,这都不意味着我们将穿着睡衣参加视频电话会议。我们并没有穿着正式的服装,我们穿着适当的休闲服装,使我们联想到我们依然在工作。

分配任务并设定期限

在通过Google Hangouts 进行视频电话会议之后,所有团队成员将通过Trello(一个列表制作应用程序)进行更新的动作,该应用程序允许创建任务并将其分配给特定的团队成员。 然后,每个团队成员将处理分配给他们的任务,确保任务在截止日期之前完成并更新进度。

诸如Trello之类的远程工作工具可使所有团队成员保持警觉,提醒他们仍需保持进度,并持续为他们提供归属感。

图片来源: Trello

保持理智

WFH可以减少不必要的通勤,并也能轻松在家完成相同工作量的人来说是一种乐趣,但对于许多其他希望办公环境所允许的与人类互动的人来说,这可能不是一种乐趣。马来西亚人被要求在行动管制令期间呆在家里,这对那些独自生活或需要人际交往的人们来说是一种痛苦,因为他们只能在家中使用电子产品来保持他们的娱乐了。

我们的团队负责人或队友将不时与大家保持联系,保持精神振作,并确保我们的健康状况良好。 

图片来源: Giles Metcalfe Digital 

保持纪律

每个团队成员都在几乎在没有监督的环境中保持纪律。 与办公室环境相比,WFH环境使团队仅能使用每日的视频电话会议与团队进行互动,这使我们容易被父母,配偶,孩子,手机游戏,PC游戏,宠物,床或其他人分心; 我们有责任保持纪律并确保工作在当日完成。

这就是Biztory团队在此行动限制期间处理WFH安排的方式。 WFH有挑战性吗,有效吗? 让我们一位团队成员,Shayna分享她的想法和经验。

问: WFH 有效吗? 

答:如果每个团队成员都在自己的岗位上,WFH是有效的。 每日的会议是为了确保每个人都在其工作岗位上,并确保工作都被按时完成。当团队成员不在办公室工作时,我们就需要强而有力的协调。 

问:WFH是否具有挑战性?

答:是,也不是。不是,因为Biztory已经有了灵活的工作安排,并且在此之前我们已有一个在家办公的系统,所以我们只是增加多远程工作的模式。 工作上并没有造成很大的问题。

是的,因为远程工作安排是一种极有吸引力的工作安排,只要您拥有笔记本电脑和互联网,您就可以在任何地方(例如星巴克或凉爽的咖啡馆)工作,但由于MCO和出于对COVID-19的焦虑,经济衰退,被锁在室内使得这变成完全不同另一种情况。

根据我们团队成员的分享,无论是COVID-19的疫情,经济萎缩还是国民躁动不安,在这个WFH的时期肯定存在着焦虑,我们依然都在一起。 我们与所有人一样都充满焦虑,并且我们将尽我们的所能来减轻客户的业务顾虑。

如果您是我们的客户,若您要在2020年3月19日至2020年3月31日期间续订订阅付款,Biztory已把逾期宽限日从原本的7天延展为30天,让付费用户有更宽裕的现金周转。此外,我们的线上客服也照常运作,非常欢迎您与我们联系,以解答您对我们产品和订阅配套的任何疑问。

Biztory希望提醒大家保持良好的卫生习惯,注意安全,保持精神振奋。 我们与你同在。

“您可以通过帮助他人成功而达到最佳和最快的成就。” -拿破仑

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